EBYS, belgeleri dijital ortamda düzenleme, arşivleme ve güvenli bir şekilde yönetme imkanı sunan bir sistemdir. EBYS açılımı ise Elektronik Belge Yönetim Sistemidir.

Belge yönetim sistemi, belgeleri elektronik ortama aktararak kurumların fiziksel evrak ihtiyacını azaltır ve arşivlemeyi kolaylaştırır. E-belge sistemi belgelerin dijital ortamda kaydedilmesini, düzenlenmesini ve arşivlenmesini mümkün kılar. Kullanıcılar, belge oluşturduktan sonra dijital imza ve onay süreçlerinden geçirerek güvenli bir şekilde saklayabilirler.

EBYS Temel İşlevleri ve Özellikleri

E-İmza ve Mobil İmza Entegrasyonu: Belgeler, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahip e-imza ile imzalanır.

Hızlı Evrak Akışı ve Onay Mekanizması: Kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar (EYP – Elektronik Yazışma Paketi standartlarında) fiziki posta veya kurye beklenmeksizin saniyeler içinde iletilir.

Şeffaf İzlenebilirlik: Evrakın kimde beklediği, ne zaman onaylandığı, hangi birimlere havale edildiği ve işlem geçmişi anlık olarak takip edilebilir.

Maliyet ve Zaman Tasarrufu: Kağıt, baskı, kargo ve arşivleme masraflarını ortadan kaldırırken iş süreçlerini önemli ölçüde hızlandırır.

Güvenli Arşivleme: Fiziksel yıpranma veya kaybolma riski olmadan, yetki matrislerine göre belgelere sistem üzerinden güvenli erişim imkânı sunar.